EXCEL 5.0 et 7.0 : Trier/Consolider/Tableaux croisés dynamiques

par Alexandre GOUVERNEUR, Catapult et Microsoft Corp.

Première partie : Trier et gérer des listes

Ce cours vous permettra d'appréhender MS-Excel par une approche plus efficace de la gestion des listes (donc des tables).
En effet, la représentation la plus courante d'un ensemble de données cohérentes est la table, dans laquelle chaque colonne correspond à une propriété de l'enregistrement et la ligne, à une occurrence d'enregistrement (Par abus de langage, on parle de champs pour les colonnes et d'enregistrements pour les lignes).
Une occurrence d' enregistrement contient toutes les informations qui concernent un élément de la liste.
La manipulation de données vous entraîne souvent à filtrer les "lignes" et les "colonnes" afin d'extraire les informations spécifiques selon des critères définis. Le filtrage sur les colonnes est appelé SELECTION alors que celui sur les lignes est appelé REQUETE.

MS-Excel vous offre deux outils puissants pour localiser des informations spécifiques d'une liste : le FILTRAGE et le TRI.

Vous allez apprendre :
- A afficher les seules données nécessaires à l'aide du filtre automatique.
- A trier les données selon des critères spécifiques.

Pour débuter la première partie de ces travaux dirigés :
- Chargez le classeur 071296a.xls dans Excel 5.0 ou supérieur.
- Cliquez sur la case Zoom de la fenêtre du document si celle-ci ne remplit pas tout l'écran.

Filtrer des listes pour n'afficher que les données nécessaires

L'intérêt majeur d'une table est de vous fournir rapidement les informations souhaitées. A partir d'une liste des numéros de téléphone de clients ou des références de produits avec leurs descriptions, vous obtiendrez respectivement tous les numéros de téléphone d'une zone géographique donnée, ou toutes les références de produit concernant uniquement les imprimantes. En utilisant les noms de champs de votre base pour filtrer automatiquement les données et n'afficher que les enregistrements voulus, vous éviterez une sélection manuelle longue et fastidieuse.

Pour cela, sélectionnez les cellules nécessaires, puis utilisez la commande Filtre automatique. Pour filtrer automatiquement une liste, sélectionnez une cellule quelconque de celle-ci : la totalité de cette liste est alors sélectionnée, exactement comme le bouton "Somme automatique" totalise automatiquement les données d'une plage. Vous filtrez ensuite vos données au moyen des noms de champs pour n'afficher que les enregistrements souhaités. Lorsque vous avez terminé, désactivez le filtre automatique.

Dans les exercices suivants, vous utiliserez la commande Filtre automatique, puis vous déterminerez votre critère de filtrage. Préparez vos données pour le filtrage :
- Sélectionnez la cellule C10. (n'importe quelle cellule permet la sélection de la plage entière.
- Dans le menu Données, choisissez Filtre, puis Filtre automatique. La plage adjacente de la cellule sélectionnée est considérée comme étant la base de données à filtrer. Des boutons munis de flèches de filtre apparaîssent à côté de vos étiquettes de colonnes.

REMARQUE : Il se peut qu'une boîte de dialogue apparaisse, vous demandant si vous désirez utiliser la ligne supérieure pour les étiquettes. Choisissez "OK" pour continuer l'opération.

- Cliquez sur la flèche de filtre de la cellule H10, correspondant à l'étiquette de la colonne Division.
- Sélectionnez l'étiquette de la colonne des divisions de façon à tout masquer, à l'exception d'une des divisions de la liste. Une liste de critères se déroule et vous offre différentes options. Dans cette liste de critères, quatre options apparaissent : les options "(Tout)", "(Personnalisé ...)", "(Vides)" et "(Non vides)". Elles permettent d'afficher respectivement : tous les enregistrements contenant des informations . En plus de ces quatres options, tout autre mot, code, ou nombre existant dans la colonne choisie apparaît dans la liste des critères. Pour filtrer, choisissez l'une des options standard, ou n'importe quel élément de cette liste, pour faire le critère de filtrage des données.
Lorsque vous sélectionnez un élément dans la liste des critères, les autres données sont masquées et n'apparaissent pas dans la feuille de calcul. Dans les prochains exercices, vous allez masquer tous les employés, sauf ceux de la division Photocopieur, puis, dans cette même division, tous les employés sauf ceux de la comptabilité.

Tout masquer sauf la division Photocopieur

- Dans la liste, sélectionnez Photocopieur.
Les lignes sont filtrées, et seuls sont retenus les enregistrements de la division Photocopieur. Les autres enregistrements existent toujours, mais sont masqués. Remarquez que les numéros de lignes visibles, de 11 à 124, ne sont plus continus et que la flèche du filtre apparaît d'une couleur différente dans la colonne Division, alors qu'elle reste noire dans les autres colonnes.

Tout masquer sauf le département Comptabilité de la division Photocopieur

- Cliquez sur la flèche du filtre dans la cellule G10, puis sélectionnez "comptabilité" dans la liste.
Le personnel de la comptabilité de la division photocopieur est affiché.
Pour afficher à nouveau toutes vos données, vous sélectionnerez "(Tout)" dans n'importe quelle colonne ayant des critères filtrés. Vous pourrez aussi utiliser la commande Filtre, du menu Données, et choisir Afficher tout.
Dans l'exercice suivant, vous restaurerez vos données pour inclure tous les départements et toutes les divisions, puis vous extrairez de la liste les assistants d'administration de groupe.

Restaurer vos données et extraire tous les "assistants d'administration de groupe"

- Dans le menu Données, choisissez Filtre, puis Afficher tout.
Tous les départements et toutes les divisions apparaissent à nouveau.
- Cliquez sur la flèche du filtre dans la cellule F10, puis sélectionnez "Assist. adm. de groupe dans la liste.
Seuls les assistants d'administration de groupe apparaissent dans la feuille de calcul.

Trouver les données avec des filtres personnalisés

Pour trouver les informations recherchées, il suffira, dans la plupart des cas, de sélectionner l'un des éléments de la liste, mais vous devrez parfois trouver des enregistrements conformes à un ensemble de critères personnalisés. Pour faire apparaître le personnel embauché depuis le 9 novembre 1991 inclus, sélectionnez "Personnalisé" dans la liste du filtre de Date d'embauche, et placez >=9/11/91 dans la boîte de dialogue Filtre automatique personnalisé. Pour définir votre critère personnalisé, vous placerez des opérateurs comme le signe (=), le signe plus grand que (>) et le signe plus petit que (<).
Dans le prochain exercice, vous allez rechercher tous les employés ayant comme fonction "Assist. adm" ou "Assist. adm. de groupe".

Trouver tous les assistants d'administration et tous les assistants d'administration de groupe

- Cliquez sur la flèche du filtre de la cellule F10, puis sélectionnez "(Personnalisé)". La boîte de dialogue Filtre automatique personnalisé s'ouvre.
- Dans la zone "Afficher les lignes dans lesquelles", assurez-vous que l'opérateur "=" est effectivement sélectionné dans la zone supérieure des opérateurs.
- Cliquez sur la flèche descendante, à côté de la boîte de texte, puis sélectionnez Assist. adm.
- Cliquez sur le bouton "Ou" - Cliquez sur la flèche descendante de la boîte de texte inférieure, puis sélectionnez "Assist. adm. de groupe".
- Choisissez "Ok". Vos données sont filtrées pour ne présenter que les assistants d'administration et les assistants d'administration de groupe.

Désactiver le filtre

- Dans le menu Données, choisissez Filtre, puis Afficher tout
- Dans le menu Données, choisissez Filtre, puis Filtre automatique. Les flèches des étiquettes de colonnes disparaissent.

Trier des données

Pour obtenir l'affichage ou l'impression de vos enregistrements dans un ordre particulier, vous devrez au préalable trier vos données. Comme pour le filtrage, vous sélectionnerez la plage à trier, puis vous utiliserez des noms pour définir le tri. Les données peuvent être triées sur n'importe quel nom de champ de la base de données. On nomme clé de tri le nom du champ ou le critère utilisé. Pour trier le contenu d'une plage, sélectionnez-y n'importe quelle cellule, puis utilisez la commande Trier. Lorsque vous choisissez cette commande, la plage à laquelle appartient la cellule active est automatiquement sélectionnée pour le tri.
Dans le prochain exercice, vous allez trier votre liste du personnel par division, de façon à afficher d'abord tous les employés de la division Photocopieur, puis ceux de la division Fax, et enfin ceux de la division Imprimante.

Trier la liste du personnel par division

- Sélectionnez la cellule C10 (si elle ne l'est pa déjà).
N'importe quelle cellule de la base de données permet de sélectionner celle-ci pour le tri.
- Dans le menu Données, sélectionnez Trier.
La boîte de dialogue Trier s'affiche.
- Dans la zone "1ere clé", cliquez sur la flèche descendante, puis sélectionnez "Division" dans la liste.
Choisissez Division comme première clé de tri pour que tous les autres champs soient triés à l'intérieur du champ Division.
- Assuez-vous que les zones "2e clé" et "3e clé" soient vides, puis choisissez "Ok".
Votre liste est triée alphabétiquement par division, la division "Fax" étant la première, la division Imprimante la deuxième, et la division Photocopieur la dernière.

Contrairement au filtrage, le tri de la base de données déplace les lignes pour les amener à de nouvelles positions. Si vous ne voulez pas de ce réarrangement, choisissez la commande Annuler Trier du menu Edition, pour rétablir la base de données dans son ordre initial.

Plusieurs cirtères ou clés de tri sont parfois nécessaires. Vos données ont été par division, mais dans celle-ci, quel est l'ordre de classement ? Définissez plusieurs clés de tri, pour afficher vos données dans un ordre correct. Vous pouvez aussi changer l'ordre de tri, pour tier en ordre décroissant, de Z à A, plutôt qu'en ordre croissant, de A à Z.
Dans le prochain exercice, vous allez trier, à nouveau, vos données, mais cette fois en ordre croissant par division et décroissant par salaire.

Trier la liste du personnel, par division puis par salaire

- Dans le menu Données, choisissez Trier.
La boîte de dialogue Trier s'ouvre.
- Assurez-vous que Division est encore dans la zone "1re clé".
- Cliquez sur la flèche descendante pré de la zone "2e clé", sélectionnez "Salaire" et ensuite l'option "Décroissant".
- Choisissez "Ok".
Vos données sont triées d'abord par division, en ordre alphabétique, puis par salaire, par valeurs décroissantes à l'intérieur de chaque division.

Une étape de plus

La boîte de dialogue Trier, ne permet pas de sélectionner plus de trois clés de tri. Si vous êtes confrontés à une liste longue et complexe, il est possible que d'autres clés soient nécessaires. Vous devez alors trier sur les catégories de niveau bas, puis continuer par les catégories supérieures. La liste du personnel qui vous a servi au cours de ce TD comporte les colonnes suivantes : Nom, Fonction et Département. pour trier les données selon l'ordre Division, Département, Fonction et enfin Nom, vous effectuerez deux tris. Pour le premier tri, choisissez les catégories de niveau bas : Département, Fonction et Nom. Pour le second tri, utilisez la catégorie principale : Division.
Par ces deux opérations successives, vous effectuerez un tri selon quatre critéres, à condition que l'ordre des tris soit juste. En d'autres termes, pour que vos données soient triées par département au sein de chaque division, par fonction, indiquez, pour le premier tri, Département en "1ere clé", Fonction en "2e clé", puis Nom en "3e clé". Pour le deuxième tri, mettez division en "1re clé". Le second tri aura toujours la priorité sur le premier.

Trier par division, département, fonction et nom

- Sélectionnez la cellule C10 puis, dans le menu Données, choisissez Trier.
La boîte de dialogue Trier s'ouvre.
- Dans la zone "1ere clé", sélectionnez "Département".
- Dans la zone "2e clé", sélectionnez "Fonction", en choisissant ensuite le bouton "Croissant".
- Dans la zone "3e clé", sélectionnez "Nom". Choisissez "Ok"
- Vos données sont triées par ordre alphabétique par département, puis par fonction et enfin par nom.
- Dans le menu Données, choisissez à nouveau Trier.
La boîte de dialogue Trier s'ouvre.
- Dans la zone "1ere clé", sélectionnez "Division".
- Dans la zone "2e clé", sélectionnez "(aucune)".
- Dans la zone "3e clé", sélectionnez "(aucune)", puis choisissez "Ok".
Vos données sont triées par division ; les catégories précédemment triées (Département, Fonction et Nom) conservant leur ordre dans le nouveau tri.

Deuxième partie : Créer des rapports

Excel facilite la production de rapports logiques et clairs, en fournissant différents moyens pour regrouper et consolider les données. Les rapports comportent rarement des détails ; plus généralement, ils donnent une vue d'ensemble, présentent une tendance ou une simulation, ce qui suppose l'existence de données en arrière plan. Dans ce TD, vous créerez des sous-totaux pour disposer de l'information nécessaire au bon moment, vous modifierez votre feuille de calcul et mettrez les données sous forme de plan pour présenter une synthèse récapitulative de vos informations. Vous apprendrez également à consolider vos données pour en donner une image concise et précise.

Ce que vous allez apprendre :

- Créer des rapports résumés rapides
- Mettre vos données sous forme de plan pour montrer le niveau de détail voulu
- Créer des rapports en consolidant différentes feuilles de calcul avec des données similaires.

Pour débuter la deuxième partie de ces travaux dirigés

- Chargez le classeur 071296b.xls avec Excel 5.0 ou supérieur
- Cliquez sur la case Zoom dans la fenêtre du document, si elle n'est pas déjà plein écran.

Créer des rapports de synthèse

Quand vous préparez un rapport ou organisez vos données, vous avez souvent besoin de synthétiser les informations. Chaque fois qu'il est question d'un nombre d'articles vendus, du montant des ventes ou de la production d'un atelier particulier, il faut ajouter une zone dans votre feuille de calcul pour y placer des résultats globaux et construire une formule qui synthétise les informations. Avec Excel 5, vous créerez automatiquement des lignes de totalisation.
Vous avez aussi besoin d'un moyen d'indiquer les informations devant figurer dans le rapport. Plutôt que de montrer tous les détails de votre feuille de calcul, vous déterminez le niveau de détail qui apparaîtra dans le rapport quand vous utiliserez les lignes de sous-totaux, voire uniquement les totaux généraux, selon le but recherché dans votre rapport.

Insérer des sous-totaux dans une liste de données

Excel permet de créer automatiquement des sous-totaux de vos données. Au lieu d'insérer manuellement lignes et formules, vous activerez la commande Sous-total. Différents types de sous-totaux peuvent-être calculés : vous pouvez compter le nombre d'éléments d'une liste, additionner des montants, déterminer la moyenne des montants ou le nombre d'éléments, le maximum ou le minimum d'une liste ou appliquer des fonctions statistiques complexes. Dans votre inventaire, par exemple, vous chercherez à déterminer le coût moyen des photocopieurs que vous produisez ou à obtenir le coût moyen selon le type d'appareil.
Avant d'utiliser la commande Sous-total, il faut souvent trier les données pour être certain de déterminer des sous-totaux aux bons endroits de la feuille de calcul. Votre liste d'inventaire étant déjà triée par nom de produit, il est inutile de trier à nouveau vos données.
Dans le prochain exercice, vous allez créer les sous-totaux de la feuille Inventaire des photocopieurs pour voir le coût total de chaque appareil.

Montrer le coût total de chaque type de photocopieur

- Cliquez sur l'onglet de la feuille Inventaire des photocopieurs et sélectionnez la cellule C9.
Vous pouvez sélectionner n'importe quelle cellule de votre base de données, exactement comme lorsque vous triez ou filtrez des données.
- Dans le menu Données choisissez Sous-total.
La boîte de dialogue Sous-total s'affiche.
- Dans la liste déroulante "A chaque changement de ", cliquez sur la flèche descendante et sélectionnez "Nom du produit".
Ceci fournit un sous-total pour chaque type de photocopieur.
- Dans la liste déroulante "Utiliser la fonction", sélectionnez "Somme".
- Dans la liste "Ajouter un sous-total à", supprimez les coches de toutes les catégories et placez une coche dans la case indiquant le Coût.
Faites défiler dans la liste pour voir chacun des éléments.
- Choisissez "Ok".
Les sous-totaux sont calculés dans votre feuille sous le titre Coût de la colonne F, montrant le coût total de chaque catégorie de photocopieur.

Si aprés avoir créé des sous-totaux, vous décidez qu'aprés tout, vous n'en avez pas besoin, cliquez sur le bouton "Supprimez tout" de la boîte de dialogue Sous-total pour les retirer.
Dans le prochaine exercice, vous allez choisir le bouton "Supprimer tout" pour éliminer les sous-totaux que vous venez de créer dans votre inventaire.

Eliminer les sous-totaux qui viennent d'être créés

- Dans le menu Données, choisissez Sous-total.
La boîte de dialogue Sous-total apparaît.
- Dans la boîte de dialogue Sous-total, cliquez sur le bouton "Supprimer tout".
Les sous-totaux sont éliminés. Votre feuille de calcul est redevenue ce qu'elle était avant l'opération.

Créer des sous-totaux imbriqués

Si vous préparez un rapport plus complexe utilisant un grand nombre d'informations de votre liste d'inventaire, vous pouvez créer des sous-totaux multiples (imbriqués), pour apporter des informations supplémentaires. Tant que vous gardez cochée la case "Remplacer les sous-totaux existants" dans la boîte de dialogue Sous-total, vous êtes libres de créer tous les sous-totaux imbriqués que vous souhaitez.

Trier par division et par nom de produit (bis)

- Cliquez sur l'onglet de la feuille Inventaire général et sélectionnez la cellule C9.
- Dans le menu Données, choisissez Trier.
La boîte de dialogue Trier s'affiche.
- Dans la zone "1ere clé", sélectionnez "Division" et "Croissant".
- Dans la zone "2e clé", sélectionnez "Nom du produit" et "Croissant".
- Choisissez "Ok".
La boîte de dialogue Trier se referme et vos données sont triées par Division et par Nom du produit.

Calculer les coût et prix moyen de chaque produit

- Dans le menu Données, choisissez Sous-total.
La boîte de dialogue Sous-total s'affiche.
- Dans la liste déroulante "A chaque changement de", sélectionnez "Nom du produit".
- Dans la liste déroulante "Utiliser la fonction", sélectionnez "Moyenne".
- Dans la liste "Ajouter un sous-total à", vérifiez que rien n'est sélectionné, puis cliquez sur les cases à cocher "Prix" et "Coût".
- Choisissez "Ok"
Les sous-totaux sont additionnés pour calculer les coût et prix moyens de chaque produit.

Remarquez que les sous-totaux apparaissent dans chaque colonne que vous avez sélectionnée dans la zone "Ajouter un sous-total à". Quand vous sélectionnez un ou plusieurs éléments de cette zone, vous indiquez à Excel qu'il doit totaliser les données de ces colonnes et y placer les résultats.

Calculer le coût et les prix de tous les produits par division

- Sélectionnez la cellule C9, puis dans le menu Données, choisissez Sous-total.
La boîte de dialogue Sous-total s'affiche.
- Dans la liste déroulante "A chaque changement de", sélectionnez "Division".
- Dans la liste "Utiliser la fonction", sélectionnez "Moyenne".
- Dans la zone "Ajouter un sous-total à", sélectionnez les cases "Coût" et "Prix".
- Décochez la case "Remplacer les sous-totaux existants", puis choisissez "Ok". Les sous-totaux sont additionnés pour établir le prix moyen et le coût moyen par division.

Travailler avec un rapport sous forme de plan

Quand vous élaborez un rapport, vous avez rarement besoin de tous les détails figurant dans votre feuille de calcul, ou même dans les sous-totaux. Vous ne voulez faire apparaître qu'une vue d'ensemble de vos données. Vous choisirez donc d'afficher une vue d'ensemble de vos informations, sans détails mineurs, en créant un plan de votre feuille de calcul.
Quand vous créez des sous-totaux, Excel met automatiquement votre feuille de calcul sous forme de plan. Chaque division et ses produits, chaque nom de produit, son prix et son coût sont respectivement regroupés.
Les traits que vous voyez dans la marge à gauche, et les nombres au-dessus de ces lignes sont des symbôles du plan qui vous permettent de contrôler le niveau de détail que doit comporter votre rapport. La feuille Inventaire général comporte maintenant quatre niveaux de plan. Vous pouvez créer jusqu'à huit niveaux verticaux et huit niveaux horizontaux de plan par feuille de calcul. Le premier niveau est le plus élevé. Il comporte uniquement le total global des produits par division et la somme générale des produits en stock sur toute l'année. Le deuxième entre un peu plus dans le détail en donnant des sous-totaux.
Le troisième niveau additionne les sous-totaux concernant les stocks et le quatrième montre tous les détails de la feuille de calcul.
Vous réduisez le plan en cliquant sur les symbôles indiquant les niveaux : ce sont les boutons numérotés dans le haut de la zone de plan. Les symbôles de niveau indiquent 1, 2, 3 et 4. Ils correspondent au niveau de détail dans la feuille de calcul. pour ne voir que les totaux généraux, cliquez sur le premier bouton de niveau. Pour ne voir que les moyennes des coûts et des prix pour chaque division, puis vous le restaurerez partiellement pour montrer les coûts et prix moyens de chaque produit, sans montrer les détails de chaque production.

Réduire, puis restaurer le plan pour voir certains détails

- Accès au niveau 2 du plan : cliquez sur le bouton "Niveau 2" du plan.
Votre feuille de calcul se modifie pour montrer uniquement les moyennes de Coût et de Prix de chaque division.
- Accès au niveau 3 du plan : cliquez sur le bouton "Niveau 3" du plan.
Votre feuille de calcul se modifie pour montrer les moyennes de Coût et de Prix de chaque produit.

Dans l'exercice précédent, vous avez travaillé avec tous les niveaux de votre plan ; maintenant, vous allez montrer ou cacher certaines parties. Ainsi, pour la division Photocopieur, vous avez cinq totaux. Vous avez la possibilité de montrer tous les détails de chacun de ces totaux en utilisant le bouton "Affichage des détails".
Dans le prochain exercice, vous montrerez, puis cacherez tous les détails du Photocopieur Personnel Plus.

Montrer, puis cacher tous les détails du Photocopieur Personnel Plus

- Dans la feuille de calcul, cliquez sur le bouton "Affichage des détails" pour le Photocopieur Personnel Plus (le signe + dans la zone de plan, à gauche de Photocopieur Personnel Plus).
Les détails concernant uniquement le Photocopieur Personnel Plus apparaissent. Les autres photocopieurs ne sont montrés que par leur sous-totaux.
- Cliquez sur le bouton "Masquage des détails" pour le Photocopieur Personnel Plus.
Les informations concernant le Photocopieur Personnel Plus sont à nouveau cachées. Votre feuille de calcul doit maintenant ne montrer que les sous-totaux, sans aucun détail.

Créer le plan d'une feuille sans sous-totaux

Vous avez besoin de créer un rapport montrant des informations récapitulatives, sans détail, mais votre feuille de calcul présente déjà une synthèse réalisée manuellement. En ce cas, vous la mettrez aussi sous forme de plan, vous devez disposer de formules les totalisant, soit en dessous, soit à la droite des données. Ces formules déterminent le nombre de niveaux de plan dont vous disposerz et servent à déterminer les limites de chacun de ces niveaux. Elles déterminent également la disposition du plan. Si vous avez créé au préalable des sous-totaux, ils se trouveront en dessous des données et le plan sera alors orienté verticalement. Si les formules se trouvent à droite de vos données, l'orientation du plan sera horizontal.
Dans les prochains exercices, vous utiliserez le plan automatique pour présenter la feuille Inventaire des fax sous forme d'un rapport de synthèse, puis vous cacherez certaines données.

Transformer en un rapport de synthèse, les données de l'inventaire des fax

- Activez la feuille Inventaire des fax.
- Sélectionnez les cellules C9:G21.
Ces cellules contiennent les informations sur le Coût et le Prix de chacun des produits de la division des fax.
- Dans le menu Données, choisissez Grouper et créer un plan, puis cliquez sur Plan automatique.
Vous disposez maintenant d'un plan de vos données sur trois niveaux. Vous pouvez ne montrer que ce que vous voulez dans cette feuille de calcul comme dans la feuille de calcul Inventaire général.

Cacher les données du plan de l'inventaire des fax

- Cliquez sur le bouton "Masquage des détails" immédiatement à gauche de la ligne de total général des fax.
Toutes les données individuelles du produit sont cachées. Seul le total général des fax est lisible.
- Cliquez sur le bouton "Affichage des détails", près de la ligne de total général des fax.
Excel affiche à nouveau tous les détails des données.

Supprimer le plan de la feuille de calcul

Si vous décidez de ne pas vous servir du plan construit sur la feuille existante, ou si vous changez d'avis à propos du plan réalisé, supprimez-le. Pour cela, sélectionnez une cellule de la plage qui était sous forme de plan, puis appliquez la commande Effacer le plan. Cette commande sert aussi à supprimer le plan d'une liste comportant des sous-totaux. Lors de la suppression, seuls les symbôles de plan sont enlevés ; les sous-totaux restent.
Dans le prochain exercice, vous choisirez la commande Effacer le plan pour supprimer le plan de la feuille Inventaire des fax.

Supprimer le plan de la feuille Inventaire des fax

- Sélectionnez la cellule G9.
Pour supprimer le plan, il suffit de sélectionner n'importe quelle cellule de la plage concernée.
- Dans le menu Données, choisissez Grouper et créer un plan, puis Effacer le plan. Le plan et tous ses symbôles sont supprimés. La feuille Inventaire des fax revient à son état initial.

Créer des rapports consolidés

Supposons que vous disposiez de trois feuilles d'inventaire et que vous deviez produire un rapport qui synthétise toutes les données. Vous savez comment placer toutes ces données dans une même feuille, puis utiliser les sous-totaux et le plan pour créer un rapport dans lequel vous montrerez ou cacherez les détails. Pour créer un rapport, vous pouvez aussi consolider toutes les données d'une feuille, en les synthétisant. Pour ce, vous regrouperez toutes les données provenant de différentes feuilles ou de plages séparées, vous synthétiserez les informations et vous placerez le récapitulatif dans une feuille que vous spécifierez.
Quand vous consolidez les données, vous indiquez la destination du récapitulatif, une fonction (telle que Somme) à appliquer dans la consolidation, et les données auxquelles elle s'applique. La destination peut être une autre feuille ou un autre classeur. La fonction choisie dépend du type de données et du type de rapport à créer. Pour les données de l'inventaire, vous aurez besoin de l'opérateur Somme pour les globaliser. Vous pourrez aussi consolider des données provenant d'autres feuilles ou d'un autre classeur. Toutefois, vous devez vous assurer que les données de chacune des feuilles comportent bien les mêmes titres de lignes ou de colonnes. Dans le cas contraire, vous obtiendrez une liste de détails et non la synthèse recherchée. Ici, vous utiliserez les données des feuilles concernant les trois divisions dans le classeur d'inventaire.
Dans les trois prochains exercices, vous sélectionnerez une destination pour votre inventaire consolidé et une fonction pour la consolidation ; vous indiquerez les données à consolider, vous ajouterez des étiquettes et vous achèverez la consolidation sur une seule feuille.

Sélectionner une destination et une fonction de consolidation

- Activez la feuille Rapport d'inventaire.
Cette feuille est quasiment vide ; elle est destinée à recevoir les données consolidées de la feuille des imprimantes.
- Sélectionnez la cellule C8, puis, dans le menu Données, choisissez Consolider.
La boîte de dialogue Consolider apparaît.
- Dans la liste déroulante "fonction", sélectionnez "Somme".

Sélectionner les informations à consolider

- cliquez dans la boîte de texte "Référence", puis sur l'onglet de la feuille Inventaire des Imprimantes.
- Déplacez la boîte de dialogue Consolider pour dégager l'écran, puis sélectionnez les cellules E8:G20.
Le nom de la feuille apparaît dans la boîte de texte "Référence". Les cellules E8:G20 contiennent toutes les données d'inventaire des imprimantes ainsi que la ligne des titres.
- Cliquez sur le bouton "Ajouter".
- Cliquez sur l'onglet de la feuille Inventaire des fax.
- Sur la feuille Inventaire des fax, faites glisser le pointeur de la souris pour sélectionner les cellules E8:G21.
- Cliquez sur le bouton "Ajouter".
- Cliquez sur l'onglet de la feuille Inventaire des photocopieurs.
- Sur la feuille Inventaire des photocopieurs, faites glisser le pointeur de la souris pour sélectionner les cellules E8:G23.
Ces cellules contiennent toutes les données de l'Inventaire des photocopieurs ainsi que la ligne des titres.
- Cliquez sur le bouton "Ajouter".
Les trois plages de consolidation apparaissent dans la boîte de dialogue.

Ajouter des étiquettes et achever la consolidation des données d'inventaire

- Dans la zone "Etiquettes", sélectionnez les deux cases à cocher.
Vous placerez ainsi des étiquettes à la fois sur la ligne du haut et sur la colonne de gauche de vos données.
- Choisissez "Ok" pour fermer la boîte de dialogue "Consolider".
Vos données concernant les imprimantes, les photocopieurs et les fax sont consolidées dans la feuille de calcul. Il est parfois nécessaire d'ajuster les largeurs de colonnes pour voir toutes les données.

Une étape de plus

Si vous préférez montrer les éléments d'une liste comportant des sous-totaux dans un ordre différent, en ordre croissant au lieu de décroissant par exemple, triez votre liste. Pour trier ce type de liste, cachez les lignes de détails, puis triez les lignes de sous-totaux. Quand vous triez une liste comportant des sous-totaux, les lignes de détails cachées sont automatiquement déplacées en même temps que les lignes de sous-totaux.

Si vous ne cachez pas les lignes de détails avant de trier une liste comportant des sous-totaux, ces derniers seront supprimés et toutes les lignes de la liste seront réordonnées.

Essayez de trier les données sous-totalisées dans votre feuille d'inventaire général en les classant par division et par ordre décroissant.

Trier une liste comportant des sous-totaux

- Activez la feuille Inventaire général et sélectionnez la cellule C9.
- Cliquez sur le symbôle "Niveau 2" du plan pour tout cacher, hormis les lignes de sous-totaux par division.
- Dans le menu Données, choisissez Trier.
La boîte de dialogue Trier s'affiche.
- Dans la zone "1ere clé", sélectionnez "Division", puis "Décroissant".
- Cliquez sur "Ok" pour réordonner la liste.
- Cliquez sur le symbôle "Niveau 3", sélectionnez "Division" puis "Décroissant".
- Cliquez sur "Ok" pour réordonner la liste.
- Cliquez sur le symbôle "Niveau 3" du plan pour afficher le détail des lignes réordonnées.

Troisième partie : Créer des rapports personnalisés à l'aide des tableaux croisés dynamiques

Lorsque vous créerez un rapport, vous aurez souvent besoin de voir vos données de différentes façons. Vous disposerz peut-être d'une liste des ventes par personne tout en ayant besoin de la liste des ventes par région, ou encore d'une liste du personnel à partir de laquelle vous voudrez obtenir les totaux par département ou par division. Plutôt que de créer un rapport avec des sous totaux, vous utiliserez un tableau croisé dynamique pour grouper les données de votre liste et ne montrer que les catégories que vous avez choisies. Vous déciderez ensuite des catégories à présenter selon une synthèse des données et des fonctions à utiliser pour ces synthèses. En partant d'une liste, vous pourrer créer un rapport dans lequel vous ajouterez, retirerez ou remplacerez facilement des champs sans affecter les données d'origine.

Ce que vous allez apprendre

- Réaliser une synthèse de vos données avec un tableau croisé dynamique.
- Modifier l'organisation des données sans restructurer la feuille de calcul.
- Formater les données pour leur donner un aspect professionnel.

Pour débuter cette troisième partie de travaux dirigés

- Chargez le classeur 071296c.xls avec Excel 5.0 ou supérieur
- Cliquez sur la case Zoom de la fenêtre du document si celle-ci ne remplit pas la totalité de l'écran.

Créer un tableau croisé dynamique

La liste de votre personnel, telle qu'elle apparaît maintenant, possède huit champs de base de données, représentés par des catégories s'alignant dans le haut de la liste (Poste, Nom, etc ...) et contient plusieurs enregistrements. Si vous voulez ne rapporter que des sous-totaux, vous pouvez utiliser les commandes de sous-total et de plan pour créer un rapport de synthèse. En revanche, si vous souhaitez créer un rapport combinant toutes les données et ne montrant les agrégats que de certains sous-ensembles de données, il sera beaucoup plus facile d'utiliser un tableau croisé dynamique.
Avec un tableau croisé dynamique, vous pouvez partir d'une liste complète de données et montrer une synthèse d'une partie des données dans le sens ou l'orientation voulus.
A partir de la liste de votre personnel, vous pourriez créer un tableau croisé dynamique présentant tous les départements de chaque division et donnant la moyenne du nombre d'employés. Il pourrait aussi montrer les salaires maximum et minimum par division, département et poste. Les possibilités d'un tableau croisé dynamique ne sont limitées que par le type de données avec lesquelles vous travaillez.
Vous pouvez aussi aisément masquer certains postes, départements ou divisions de la liste. En réalisant un tableau croisé dynamique, vous créerez des champs de tableau croisé dynamique dans votre classeur. Habituellement, il est préférable de créer les tableaux croisés dynamiques sur une feuille distincte de votre classeur. Vous disposerez alors de suffisamment de place pour ce tableau, sans interférences avec d'autres informations de votre feuille.
Dans le prochain exercice, vous allez exploiter les données de la liste de votre personnel en créant un tableau croisé dynamique montrant le total des salaires par postes dans chacun des départements.

Créer un tableau croisé dynamique à partir de la liste de votre personnel

- Assurez-vous que la feuille Liste du personnel est la feuille active, puis sélectionnez la cellule C10.
Il suffit de sélectionner n'importe quelle cellule de votre base de données pour que toute celle-ci soit prise en compte pour votre tableau croisé dynamique.
- Dans le menu Données, choisissez Tableau croisé dynamique.
L'Assistant Tableau croisé dynamique apparaît.
- Cliquez sur le bouton "Suivant".
L'étape 2 de l'Assistant Tableau croisé dynamique apparaît, avec votre base de données déjà entrée dans la boîte de texte "Plage".
- cliquez sur le bouton "Suivant".
L'étape 3 de l'Assistant Tableau croisé dynamique apparaît pour définir le tableau.
- Faites glisser le bouton "Poste" depuis le côté droit de la boîte de dialogue jusqu'à la zone "ligne".
une fois le bouton "Poste" placé dans la zone "Ligne", chaque poste sera listé sur une ligne distincte du tableau croisé dynamique.
- Faites glisser le bouton "Division" depuis le bord droit de la boîte de dialogue jusqu'à la zone "Colonne".
Chacune des divisions apparaîtra dans une colonne séparée de votre tableau croisé dynamique.
- Faites glisser le bouton "Salaires" depuis le côté droit de la boîte de dialogue, jusqu'à la zone "Données".
Remarquez que le bouton "Salaires" devient "Somme Salaires". Les salaires de chacune des positions de chaque département seront synthétisées dans la zone de données de votre tableau croisé dynamique.
- cliquez sur le bouton "Suivant".
L'étape 4 de l'Assistant Tableau croisé dynamique apparaît.
- Cliquez dans la boîte de texte "Destination", cliquez sur l'onglet "Rapport sur le personnel" puis sélectionnez la cellule C8.
- Dans la zone "Options du tableau croisé dynamique", assurez-vous que les options "Totaux des lignes" et "Totaux des colonnes" sont sélectionnées, puis cliquez sur le bouton "Fin".
Le tableau croisé dynamique apparaît dans la feuille Rapport sur le personnel. Il débute à la cellule C8. Remarquez que la barre d'outils Tableau croisé dynamique est maintenant affichée pour vous permettre de modifier votre tableau.

Modifier un tableau croisé dynamique

La première fois que vous créez un tableau croisé dynamique pour un rapport, vous n'avez pas d'idées précises sur les données dont vous avez besoin. Les tableaux croisés dynamiques permettent de modifier facilement les données qui s'y trouvent. Si vous aviez créé manuellement une feuille de calcul, vous auriez probablement à redisposer, ajouter ou supprimer de nombreuses données. La barre d'outils Tableau croisé dynamique contient des outils permettant d'effectuer des modifications sans passer par des commandes de menus.
Avec les boutons "Assistants Tableaux croisé dynamique", et "Champs dynamique", vous modifiez toute la table ou seulement un champ spécifique. Avec le bouton "Afficher les pages", vous séparez vos données en différentes pages selon le champ sélectionné.
Avec le bouton "Actualiser les données", vous mettez à jour votre tableau croisé dynamique si la source de données, c'est-à-dire les données initiales de votre liste d'origine ont changé.
Le menu contextuel permet également de modifier le tableau croisé dynamique, d'y ajouter des données ou de les actualiser. Vous allez utiliser les boutons de la barre d'outils Tableau croisé dynamique ainsi que le menu contextuel pour modifier le tableau que vous venez de créer.
Avec l'Assistant Tableau croisé dynamique et le menu contextuel, vous ajoutez ou retirez facilement des données de votre tableau.
Toutes les données se trouvant dans votre feuille de calcul d'origine sont disponibles pour le tableau croisé dynamique, même si elles ne s'y trouvent pas actuellement.

Ajouter des données

Le tableau croisé dynamique du fichier 071296c.xls possède déjà un titre de colonne et de ligne et une formule totalisant les salaires de chaque poste dans chacun des départements.
Dans le procahin exercice, vous allez ajouter un autre champ de données au tableau croisé dynamique, pour synth7eacute;tiser le nombre de congés maladie pour toutes les personnes d'un poste donné dans chacun des départements.

Ajouter la synthèse des congés maladie à votre tableau croisé dynamique

- Sélectionnez la cellule D10, puis maintenez la touche CTRL enfoncée en cliquant sur la souris.
Pour ajouter un nouveau champ de données au tableau croisé dynamique, vous devez sélectionner une cellule de la zone des données. Le menu contextuel apparaît.
- Dans le menu contextuel, choisissez Ajouter un champ de données, puis Congés maladie.
La somme des valeurs du champ de données Congés maladie est ajoutée à votre tableau croisé dynamique.

il est facile d'ajouter des données à votre tableau et de les redisposer. Si vous avez plus d'un titre de colonne ou de ligne, vous pouvez les faire glisser jusqu'à une autre position dans la feuille de calcul sans utiliser l'Assistant Tableau croisé dynamique. Naturellement, vous pouvez toujours faire appel à l'Assistant Tableau croisé dynamique pour déplacer vos données. Si vous avez un grand tableau et si vous devez le segmenter, vous choisirez alors l'orientation Page de l'Assistant Tableau croisé dynamique. Lorsque vous modifiez un champ pour l'orientation Page, vous séparez chacun des éléments de ce champ pour le placer dans une page différente de votre rapport. Ces pages ne sont pas des feuilles distinctes de votre classeur, mais des vues distinctes de votre tableau croisé dynamique.
Dans les exercices suivants, vous ajouterez le champ Département à la zone "Page" de votre tableau. Vous visualiserez les différents départements, puis vous déplacerez le champ Département pour lui donner une orientation ligne.

Placer les départements sur des pages distinctes

- Sélectionnez la cellule C8, puis cliquez sur le bouton "Assistant Tableau croisé dynamique" de la barre d'outils Tableau croisé dynamique.
Vous pourriez aussi choisir la commande Tableau croisé dynamique du menu contextuel. L'Assistant Tableau croisé dynamique s'ouvre pour vous permettre de réaliser des modifications dans l'organisation de votre tableau.
- Faites glisser le bouton du champ Département pour l'amener dans la zone "Page" de l'Assistant Tableau croisé dynamique.
Le bouton du champ Département apparaît dans la zone "Page". Lorsque vous apportez une modification à l'orientation Page, le tableau croisé dynamique n'affiche qu'un des éléments en provenance de ce champ. Vous pouvez afficher les autres éléments du champ en les sélectionnant dans une liste, mais vous ne les verrez pas tous simultanément.
- Dans l'Assistant Tableau croisé dynamique, cliquez sur le bouton "Fin".
L'Assistant Tableau croisé dynamique se ferme et le champ Département apparaît dans votre tableau, dans une orientation Page.

Afficher différents départements

- Cliquez sur la flèche descendante proche du nom Département.
La liste "Département" s'ouvre.
- Dans la liste, sélectionnez Ingénierie.
Le tableau croisé dynamique se modifie pour montrer la somme des salaires et la somme des congés maladie du département Ingénierie par poste pour chacune des divisions.
- Cliquez sur la flèche descendante à droite du nom Département.
La liste "Département" s'ouvre de nouveau.
- Dans la liste "Département", choisissez "(Tout)".
Le tableau croisé dynamique se modifie pour montrer la synthèse de tous les départements par poste dans chacune des divisions.
- Cliquez sur la flèche descendante à droite du nom Département.
La liste "Département" s'ouvre de nouveau.
- Dans la liste "Département", sélectionnez Comptabilité.
Le tableau croisé dynamique se modifie pour montrer la synthèse du département Comptabilité dans chacune des divisions, comme c'était le cas au début de cet exercice.

Changer le champ Département en un titre de ligne

- Dans la feuille Rapport sur le personnel, faites glisser le bouton "Département" vers le bas pour l'amener juste au-dessus du bouton "Poste".
Remarquez que lorsque vous cliquez et faites glisser la zone "Page", le pointeur de la souris se modifie pour prendre la forme de trois pages.
Après l'avoir fait glisser dans la zone de ligne, le pointeur se modifie pour ressembler à un pointeur ayant deux titres de ligne avec des détails à sa droite.
- Relâchez le bouton de la souris.
Le bouton "Département" se déplace de la zone de page jusqu'à un titre de ligne. Il apparaît maintenant dans la colonne précédent les différents postes en dessous.

Cacher, montrer et retirer des données

Retirer des données d'un tableau croisé dynamique est encore plus facile que d'en ajouter. Ne craignez pas que vos données soient définitivement ôtées de votre tableau. Il est toujours possible de revenir en arrière. Vous ne perdrez pas d'informations si vous retirez un champ du tableau croisé dynamique. Si vous voulez que les données restent dans votre tableau sans être visibles, il suffit de les cacher. Vous masquerez également des détails sous un titre de ligne ou de colonne particulier. Pour cacher ou afficher des données vous utiliserez la boîte de dialogue Champ de tableau croisé dynamique.

Masquer les détails du département Administration

- Effectuez un double clic sur la cellule C10.
La cellule C10 contient la catégorie administration. Les postes du département Administration disparaissent, et sont remplacés par un total général comme dans l'illistration suivante.
Si vous travaillez avec des données sensibles, telles qu'une liste du personnel, vous pourriez souhaiter masquer certaines informations de votre tableau, sans vraiment les effacer de la feuille de calcul.
Dans le prochain exercice, vous déplacerez le bouton "Département" pour le ramener en orientation Page et vous cacherez tout, sauf les informations sur les départements Ingénierie et R&D (Recherche et Développement).

Masquer les données de comptabilité, admin., graphisme et marketing

- Faites glisser le bouton "Département" pour le ramener sur la cellule C6. Le champ département est modifié pour prendre une orientation Page plutôt qu'une orientation Ligne.
- Cliquez sur la flèche descendante à droite du bouton "Département" et s7eacute;lectionnez "(Tout)" dans la liste si ce n'est pas déjà le cas.
La liste des départements apparaît. Remarquez que les trois divisions sont affichées.
- Effecuter un double clic sur le bouton "Département".
La boîte de dialogue Champ de tableau croisé dynamique s'ouvre.
- Dans la liste "Masquer les éléments" sélectionnez Comptabilité, Admin., Graphisme et Marketing, puis choisissez "Ok".
- Cliquez sur la flèche descendante proche du bouton "Département".
La liste des divisions ne montre maintenant que Ingénierie et R&D.

Montrer de nouveau tous les départements

- Effectuer un double clic sur le bouton "Département".
La boîte de dialogue Champ de tableau croisé dynamique s'ouvre.
- Dans la zone "Masquer les éléments", cliquez sur Comptabilité, Admin., Graphismes et Marketing pour les afficher de nouveau.
- Choisissez "Ok".
Tous les départements sont de nouveau visibles dans votre tableau.

Si vous devez visualiser des détails de synthèses de chacun des champs de détail, vous pouvez extraire les informations utilisées dans un champ de données spécifique. Pour voir les détails de données, il suffit d'effectuer un double clic sur le champ de données pour que s'ouvre une nouvelle feuille comportant des détails. Les informations seront une copie de la base de données d'origine mais les autres données de cette base n'y figureront pas.

Afficher tous les détails de la somme des salaires des ingénieurs de votre tableau

- Effectuer un double clic sur la cellule E25.
Une nouvelle feuille apparaît donnant le détail des salaires des ingénieurs en provenance de votre base de données.

Grâce aux tableaux croisés dynamiques, vous ajoutez ou retirez des données en provenance du tableau croisé dynamique sans affecter les informations de la base de données d'origine. Si vous décidez que vous n'avez pas besoin de voir un champ particulier de données, retirez-le tout simplement. Vous pourrez toujours réintégrer ces informations ultérieurement si vous le jugez nécessaire.

Retirer les données de congés maladie de votre tableau croisé dynamique

- Activez la feuille Rapport sur le personnel.
- Sélectionnez la cellule D10 et appuyez sur CTRL tout en cliquant sur le bouton de la souris.
Le menu contextuel apparaît.
- Dans le menu contextuel, choisissez Tableau croisé dynamique.
L'Assistant Tableau croisé dynamique s'ouvre à l'étape 3 pour modifier votre tableau croisé dynamique.
- Faites glisser le bouton "Somme des congés maladie" en dehors de la zone du tableau croisé dynamique.
Le champ Somme des congés maladie est retiré de la zone "Données".
- Dans l'Assistant Tableau croisé dynamique, cliquez sur le bouton "Fin".
L'Assistant Tableau croisé dynamique se ferme et les données de congés maladie disparaissent.

Changer les fonctions récapitulatives

Jusqu'ici, vous n'avez vu que deux fonctions dans le tableau croisé dynamique : Somme et Nb. Il existe plusieurs autres fonctions adaptées à différents types de données. Pour des données numériques, la fonction par défaut est Somme, mais vous disposez également de Moyenne, Max, Min et d'autres fonctions qui s'appliquent à vos données.

Pour des données texte, la fonction par défaut est Nb, mais là encore, vous disposez d'autres fonctions.
Au cours du prochain exercice, vous ajouterez des récapitulatifs aux congés payés dans la zone "Données", puis vous modifierez les fonctions récapitulatives pour les faire passer de Somme à Max et Min, ce qui vous permettra de connaître les valeurs maximales et minimales des congés payés pour chaque poste de chacune des divisions.

Modifier les fonctions récapitulatives

- Sélectionnez la cellule D10, puis appuyez sur CTRL tout en cliquant sur le bouton de la souris.
Le menu contextuel apparaît.
- dans le menu contextuel, choisissez Ajouter un champ de données et choisissez Congés payés.
La Somme du champ de données Congés payés apparaît dans votre tableau croisé dynamique. Le menu contextuel apparaît de nouveau.
- Dans le menu contextuel, choisissez Champ de tableau croisé dynamique..
La boîte de dialogue Champ de tableau croisé dynamique s'ouvre.
- Dans la liste "Synthèse par", sélectionnez "Max", puis choisissez "Ok".
La boîte de dialogue Champ de tableau croisé dynamique se ferme et la description Congés payés se change en "Max Congés payés:.

Montrer les valeurs minimales des congés payés

- Sélectionnez la cellule D10, puis appuyez sur CTRL tout en cliquant sur le bouton de la souris.
Le menu contextuel apparaît.
- Dans le menu contextuel, choisissez Ajouter un champ de données, puis Congés payés.
Le champ de données Somme Congés payés apparaît dans votre tableau croisé dynamique, juste au-dessous de Max Congés payés.
- Sélectionnez la cellule D11, puis appuyez sur CTRL tout en cliquant sur le bouton de la souris.
Le menu contextuel apparaît.
- Dans le menu contextuel, choisissez Champ dynamique.
La boîte de dialogue Champ de tableau croisé dynamique s'ouvre de nouveau.
- Dans la liste "Synthèse par", sélectionnez "Min", puis choisissez "Ok".
Le champ Somme Congés payés est remplacé par le champ Min Congés payés.
Les valeurs minimales et maximales de la durée des congés payés apparaissent dans votre tableau croisé dynamique.

Retirer les totaux généraux

Lorsque vous avez créé votre tableau croisé dynamique, vous avez décidé d'ajouter des totaux généraux à ses lignes et colonnes. Ces totaux généraux facilitent une vue récapitulative de toutes les données. En revanche, si vous n'avez besoin de voir que les totaux de lignes ou de colonnes, ou si vous n'avez absolument pas besoin de faire apparaître les totaux généraux, vous les retirerez facilement avec l'Assistant Tableau croisé dynamique.
C'est l'exercice que vous allez réaliser avec l'Assistant Tableau croisé dynamique, pour retirer les totaux généraux à la fois aux lignes et aux colonnes de votre tableau croisé dynamique.

Retirer les totaux généraux du tableau croisé dynamique

- Sélectionnez la cellule C8, puis appuyez sur CTRL tout en cliquant sur le bouton de la souris pour amener le menu contextuel.
- Dans le menu contextuel, choisissez Tableau croisé dynamique.
L'Assistant Tableau croisé dynamique apparaît à l'étape 3.
- Cliquez sur le bouton "Suivant".
L'étape 4 de l'Assistant Tableau croisé dynamique apparaît.
- Dans la boîte "Options du tableau croisé dynamique", effacez les "Totaux des lignes" et les "Totaux des colonnes".
- Cliquez sur le bouton "Fin".
Les totaux généraux sont retirés du tableau croisé dynamique.

Formater le rapport du tableau croisé dynamique

Lorsque vous avez fini de construire votre tableau croisé dynamique et que vous êtes prêts à l'inclure dans un rapport, vous êtes libres de lui ajouter un format de nombre, des couleurs, ou d'autres types de mises en forme. Vous avez la possibilité de formater vos tableaux automatiquement, comme vous le réaliseriez avec d'autres données d'une feuille de calcul, au moyen de la commande Format automatique. Toutefois, lorsque vous souhaitez mettre en forme automatiquement un tableau croisé dynamique, il n'est pas nécessaire de sélectionner toute la plage à formater. Si vous ne sélectionnez qu'une des cellules du tableau croisé dynamique, ce dernier sera néanmoins intégralement mis en forme. Vous appliquerez des formats de nombres pour que les chiffres aient le style monétaire ou pourcentage. Vous formaterez vos champs de données avec la commande Champ de tableau croisé.
Au cours du prochain exercice, vous formaterez toute la table automatiquement, puis vous formaterez vos données individuellement.

Formater vos tableaux croisés dynamiques

- Sélectionnez la cellule C10.
- Dans le menu Format, choisissez Format automatique.
La boîte de dialogue Format automatique s'ouvre.
- Dans la liste déroulante "Format de tableau", sélectionnez "Classique 2", puis choisissez "Ok".
Votre tableau croisé dynamique est mis en forme avec les titres de colonnes en gris foncé et les titres de lignes en gris clair.

Formater les nombres

- Sélectionnez la cellule E12.
Vous ne formaterez pour l'instant, que les données Somme Salaires.
- Appuyez sur CTRL, tout en cliquant sur le bouton de la souris pour ouvrir le menu contextuel.
- Dans le menu contextuel, choisissez Champ dynamique.
- Dans la boîte de dialogue Champ de tableau croisé dynamique, cliquez sur le bouton "Nombre".
La boîte de dialogue Format de cellule s'ouvre.
- Dans la liste "Catégorie", choisissez "Monétaire" puis sélectionnez le format #,##0,00F.
- Choisissez "Ok", deux fois de suite.
Toutes les données du champ Somme Salaires sont modifiées pour être mises en forme avec le style monétaire.

Si, après avoir créé votre tableau croisé dynamique, vous modifiez certaines données de votre feuille de calcul, vous le mettrez facilement à jour pour actualiser ses données.
Au prochain exercice, vous changerez certaines données de votre liste du personnel, puis vous actualiserez votre tableau croisé dynamique.

Actualiser vos données

- Activez la feuille Liste du personnel.
- Sélectionnez la cellule E11, contenant le poste de Sébastien LEROY.
- Dans la cellule E11, saisissez Comptable et appuyez sur RETOUR.
- Dans la cellule H11, qui est celle contenant le salaire de Sébastien LEROY, saisissez 28800 et appuyez sur RETOUR.
- Activez la feuille Rapport sur le personnel.
- Dans la barre d'outils Tableau croisé dynamique, cliquez sur le bouton "Actualiser les données".
Vos données sont actualisées.

Une étape de plus

De même que vous réaliserez le graphique de vos données dans une feuille de calcul, vous créerez celui des données de vos tableaux croisés dynamiques pour améliorer vos rapports. En revanche, lorsque vous travaillez avec des graphiques et des tableaux croisés dynamiques, vous devez faire attention à la quantité d'informations que vous placez dans votre tableau. Vous limiterez probablement votre tableau croisé dynamique à un maximum de deux lignes et deux colonnes de champs pour obtenir un graphique correct. S'il est constitué d'un plus grand nombre de lignes et de colonnes, votre graphique peut devenir difficile à comprendre. Il faut aussi retirer les totaux généraux et les sous-totaux (ainsi que les fonctions récapitulatives de la zone des données) de votre tableau croisé dynamique avant de r7eacute;aliser le graphe des données : si vous ne touchez pas aux totaux généraux ou aux sous-totaux, votre graphique ne reflètera pas les relations exactes entre les données ; il montrera plutôt les relations entre les données et les totaux généraux ou sous-totaux.

Dans cet exercice, vous allez créer un graphique à partir d'un tableau croisé dynamique avec un seul champ de données. Pour créer un graphique à partir d'un tableau croisé dynamique à plusieurs niveaux, vous retirerez encore les totaux, mais vous n'aurez pas à retirer les données de votre tableau.

Retirer les champs congés maladie et congés payés

- Cliquer sur la cellule D12, puis appuyez sur CTRL tout en cliquant sur le bouton de la souris pour ouvrir le menu contextuel.
- Dans le menu contextuel, choisissez Tableau croisé dynamique.
L'étape 3 de l'Assistant Tableau croisé dynamique apparaît.
- Faites glisser Max Congés payés pour les éloigner de la zone du tableau croisé dynamique.
- Cliquez sur le bouton "Fin".
Dans le tableau croisé dynamique n'apparaît plus que le champ Somme Salaires.

Réaliser le graphe d'un tableau croisé dynamique

- Faites glisser la souris pour sélectionner C8:F19.
Cette plage comprend les titres et les données du tableau croisé dynamique sauf en ce qui concerne le bouton "Département". Votre tableau croisé dynamique montrant déjà tous les départements, il n'est donc pas besoin d'inclure, dans votre sélection, les renseignements sur le département.
- Dans le menu Ins., choisissez Graphique puis Comme nouvelle feuille.
L'Assistant Graphique s'ouvre.
- Cliquez sur le bouton "Suivant".
- A l'étape 2, sélectionnez le type "Barres 3D", puis cliquez sur le bouton "Suivant".
- A l'étape 3, assurez-vous que le quatrième format de graphique est sélectionné puis cliquez sur le bouton "Suivant".
- Cliquez sur le bouton "Fin".
Une nouvelle feuille de graphique s'ouvre avec un graphique à barres montrant le total des salaires pour chaque poste dans chacune des divisions de chaque département.

Vous pouvez éteindre la télévision, bon dimanche !

Created by Alexandre GOUVERNEUR, University of Reunion Island